Seu negócio gera lucro, mas está difícil pagar as contas em dia e você não sabe onde está o problema? Esse é um dilema cultural enfrentado por muitos empreendedores brasileiros! Porém, é possível mostrar o caminho para entender e resolver as reais causas dos problemas financeiros da empresa de maneira simples e assumir o controle para não perder mais dinheiro.

1. Definir propósito e negócio

O primeiro passo é ter claro em sua mente qual é o seu propósito de vida e qual a participação do seu negócio para realizá-lo. Caso você ainda não tenha pensado neste assunto, sugiro que faça a si mesmo as seguintes perguntas:

Qual é o seu sonho e o que o motiva a acordar todas as manhãs?

O que você faz com facilidade na empresa?

Como você pode fazer a diferença na vida das pessoas?

Essas respostas, se levadas a sério, deverão nortear sua trajetória empreendedora, sendo o combustível e a voz do negócio. Porque, através delas, você descobrirá como usar seus melhores recursos para servir as pessoas e suprir suas necessidades, dores ou desejos.

Especialmente porque não se trata da venda de um serviço ou produto, simplesmente, mas do seu valor para o cliente. Por exemplo: uma jovem que procura uma roupa elegante, na verdade, está comprando a beleza e a admiração que lhe proporcionará na ocasião em que vesti-la. Outro exemplo: um senhor que se interessa por um carro antigo específico não quer apenas comprar um automóvel, mas a satisfação de vivenciar a sua história ao dirigi-lo.

2. Compreender os números do seu negócio

O segundo passo é entender os números do seu negócio. Porque somente dessa forma é possível compreender, de fato, o que está acontecendo com suas finanças empresariais.

Para isso, é fundamental que você crie familiaridade com conceitos básicos, como custo e despesa, regime de competência e regime de caixa, entre outros. Pois esse conhecimento o ajudará a organizar as finanças, identificar problemas e embasar suas decisões em prol do negócio.

Talvez neste momento você pense que é complicado e difícil de aprender, porque finanças não é a sua área. Mas é aí que está o grande engano, que leva muitos empreendedores ao buraco financeiro! Porque são conceitos simples de compreender, se houver disposição para informar-se, e determinantes para conquistar bons resultados no seu negócio.

3. Estruturar o seu financeiro

Com o conhecimento adquirido, após pesquisar sobre os conceitos básicos de finanças, você estará apto a organizar sua área financeira. Para isso, o ideal é contar com um software online de gestão financeira que lhe proporcione uma visão gerencial completa.

Então, implante um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial e lance todas as entradas, saídas e previsões financeiras. Após implantá-lo, estabeleça, com o financeiro, uma rotina diária de controle, registrando todas as transações e comparando previsto x realizado. Uma dica, para assegurar que conseguirá fazer este controle todos os dias, é tornar esta a primeira tarefa do dia.

Neste processo, é importante lançar o que foi realizado e o que está programado, em virtude de parcelamentos, por exemplo. Assim você terá já prontos os relatórios do previsto e do realizado, à medida que o tempo for passando. Também lembre-se de fazer conciliação bancária todos os dias, para garantir a confiabilidade dos dados para as tomadas de decisão.

4. Separar a pessoa física da jurídica

Mas para que essa organização das finanças dê certo, não pode haver mistura da pessoa física com a jurídica. Não funciona, por exemplo, usar o cartão de crédito da empresa para as contas pessoais. Da mesma forma que é temerário contar com bens particulares para apagar incêndios da empresa.

É preciso compreender que o dinheiro da empresa não é seu, e vice-versa, por mais que você seja o dono. Então, para evitar conflitos e buracos no caixa, planeje pagar pro-labore, como um salário fixo, para você e os sócios. E se a empresa gerar lucro, estude a possibilidade de uma distribuição de lucro.

Assim você conseguirá fazer estimativas reais, calculando, inclusive, as suas retiradas. E poderá se organizar melhor para a empresa conseguir pagar as contas com dinheiro do próprio negócio.

5. Identificar a situação atual das finanças

Com o dinheiro da empresa sendo controlado diariamente através do Fluxo de Caixa, sem mistura de pessoa física com jurídica, é possível fazer uma análise mais profunda do real cenário das finanças empresariais.

E se você estiver utilizando um sistema de gestão financeira compatível com as exigências do governo e com relatórios facilitados, esta tarefa será simples, porque você já terá esses dados prontos. No Fluxo de Caixa Online, por exemplo, é só você selecionar o relatório e o período que deseja analisar. Então você verá os dados e gráficos correspondentes à pesquisa, seja para uma visão financeira geral ou relatórios detalhados específicos.

Assim, você saberá exatamente de onde vem e para onde vai o dinheiro, e se a empresa tem liquidez. Essas informações serão “um divisor de águas” para as suas finanças empresariais, pois você descobrirá que, muito provavelmente, o problema não está onde se imagina e a solução é mais simples do que parece!

6. Eliminar a fábrica de dinheiro

Uma das grandes armadilhas do financeiro é a utilização da fábrica de dinheiro para manter o Fluxo de Caixa positivo. Porque a empresa tem lucro, porém, cada vez mais falta dinheiro para pagar as contas. Então, como um círculo vicioso, sempre se recorre à “fábrica de dinheiro”, abrindo um buraco ainda maior no caixa.

O problema pode estar nas vendas a prazo, no estoque, na inadimplência ou na distribuição para sócios, que se sobrepõe à vantagem de garantir pagamentos em dia. Além disso, medir a saúde financeira do negócio pelo saldo final, ignorando estes detalhes, é enganar a si mesmo! Porque o saldo de caixa representa apenas a liquidez do negócio, além de não ser necessariamente resultado de dinheiro do negócio, portanto, não mostra a realidade da situação financeira.

Então é preciso avaliar, em sua gestão financeira, porque está faltando para as contas (consequentemente sendo usado recursos de terceiros para conseguir pagar tudo em dia) e onde está parado o dinheiro do negócio. Porque se a empresa gera lucro, esse dinheiro está em algum lugar! Portanto, identificar o foco dos problemas é fundamental para cortar o mal pela raiz e levantar capital de giro.

7. Otimizar a gestão do estoque

Um dos grandes vilões do dinheiro parado é a aquisição de produtos para o estoque, em desarmonia com seu giro. Ou seja: o empreendedor, preocupado em evitar a falta de produtos, mantém o estoque sempre cheio. Só que alguns desses produtos são vendidos em menor quantidade, a cada mês, e acabam ficando parados no estoque.

O problema é que estocar determinada quantidade de produtos que não gira implica em “travar” o dinheiro investido neles. Por outro lado, essa é uma questão que, a partir do momento em que é identificada, já aponta para a solução. Porque é só fazer um levantamento da média de vendas de cada categoria e passar a comprar somente a quantidade que deve ser estabelecida.

Assim “sobrará” mais dinheiro para as áreas que estão com “buracos financeiros” e poderá honrar os compromissos assumidos. Pois somente com a distribuição equilibrada do dinheiro no negócio, com base na avaliação realista do seu financeiro, é possível gerar capital de giro e conseguir organizá-lo.

8. Precificar calculando a margem de lucro

Na ânsia de resolver os problemas financeiros, vários empreendedores decidem abaixar os preços e incentivar sua equipe a vender mais. Entretanto, após um tempo percebem que quanto mais vendem maior fica o buraco no caixa e não entendem o motivo.

Acontece que, na maioria das vezes, as pessoas criam promoções e aceleram as vendas, sem avaliar a margem dos produtos. Assim, deixam de considerar o custo e as despesas com a sua produção, bem como o lucro estimado. Então acabam “pagando para vender”. Por isso, é fundamental fazer esse cálculo antes de definir os preços.

Além disso, não adianta baratear produtos para vender mais, então suas estratégias de venda precisam estar voltadas para o cálculo da margem de contribuição, não para o preço final dos produtos.

Uma dica é dar autonomia para os seus vendedores, assim eles poderão, por exemplo, vender um produto com margem alta e presentear o cliente com outro que tem uma margem pequena, deixando-o satisfeito e tornando o negócio vantajoso para ambas as partes, desde que você estabeleça um valor mínimo de margem de contribuição por pedido.

9. Considerar a ajuda de um especialista

Todos esses passos, acima, são dicas que podem ser colocadas em prática imediatamente, por conta própria. Todavia, se tiver a ajuda de um especialista em finanças, você não só ganhará tempo, como terá a oportunidade de aprender técnicas simples e efetivas para tirar a empresa do vermelho e controlar as finanças sem dor de cabeça.

Porque com esse suporte você enxergará as finanças empresariais por um outro ângulo e começará a perceber que a simplicidade está, justamente, na forma de se organizar. Então descobrirá o quão fácil é manter o controle permanente das finanças e identificar problemas antes mesmo que eles aconteçam.

Você pode contar com a ajuda de um consultor, que fará o seu diagnóstico financeiro, análise das informações e identificação das causas dos problemas; ou de um mentor, que lhe proporcionará um auxílio sob medida a respeito do que precisa ser melhorado no negócio.

10. Projetar cenários diferentes para suas finanças empresariais

Após dar os 9 passos anteriores, sua empresa terá passado por uma grande transformação e estará muito mais organizada financeiramente. Contudo, para que as finanças empresariais estejam protegidas, é preciso que seja mantida uma rotina diária de controle financeiro e avaliação do previsto x realizado.

Com o seu Fluxo de Caixa funcionando adequadamente, suas contas permanecerão organizadas e você terá condições de prever problemas e tomar decisões acertadas para que não falte dinheiro posteriormente para pagar as contas.

Consequentemente, também terá o poder de criar novos cenários para o negócio, com planejamentos baseados em dados reais da empresa. Isso garantirá a sua saúde financeira e abrirá um leque de possibilidades que o permitirá chegar onde você sonha, com o seu negócio, independentemente do grau de dificuldade.

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Há alguns anos eu venho acompanhando a história de empreendedores que têm grandes ideias, mas que enfrentam graves problemas por não perceberem que estão caindo nos maise comuns erros em gestão financeira.

Mas, embora muitas pessoas estejam passando por isso, atualmente, essas questões podem ser ajustadas facilmente. Tudo depende da forma de enxergar o cenário e da sua disposição para mudar!

Portanto, fique atento aos principais erros em gestão financeira que os empresários cometem e entenda como agir em seu negócio.

Não admitir os próprios erros em gestão financeira

A primeira coisa que as pessoas falam, quando passam por dificuldade financeira na empresa, é sobre a situação do país. Então seguem reclamando do governo, da economia, dos juros bancários, da inadimplência, da concorrência, da falta de clientes… E se esquecem do poder que têm em suas mãos, com a gestão do próprio negócio.

Porém, por mais que o mundo esteja caótico lá fora, é você, empresário, que determina o rumo da sua empresa. Porque as respostas para os problemas, na verdade, estão aí dentro. Ou seja, os fatores externos podem até interferir, mas é da porta para dentro que as transformações acontecem, depende da sua decisão.

Então, em vez de reclamar das coisas que fogem do seu controle, você pode conduzir alguns desses problemas com soluções como:

– estabelecer limites com seus clientes para se proteger da inadimplência;

– não confundir custo e despesas;

– aprender a precificar;

– jamais misturar CNPJ x CPF;

– estabelecer um propósito para a sua empresa;

– mudar a forma de comunicar o seu cliente;

– reinventar-se para superar a concorrência…

Mas é preciso estar disposto a olhar para o negócio. A tomar para si a responsabilidade da resolução dos problemas. Porque, depois desse primeiro passo, e de arregaçar as mangas, o resultado virá. E o mérito também será todo seu!

Não olhar para os números do negócio

É natural do brasileiro não se aprofundar no assunto de finanças. Simplesmente porque não fomos ensinados assim, não faz parte da nossa cultura e educação. Aprendemos fórmulas prontas na escola, fomos condicionados a seguir sistemas fechados e não desenvolvemos a habilidade de questionar e ousar.

Só que para gerenciar o financeiro de uma empresa, é preciso muito mais do que saber fórmulas de matemática. É preciso enxergar a sua situação no presente e ser capaz de se preparar adequadamente para o futuro!

Mas, embora pareça complicado, essa análise pode ser feita com tranquilidade utilizando recursos como um Fluxo de Caixa.

Basta criar o hábito de lançar diariamente as informações de entradas e saídas do caixa, fazer conciliação bancária e registrar a programação das próximas ações financeiras para que você tenha o cenário econômico real da sua empresa ao alcance dos seus olhos.

Com esses dados, você consegue saber o que pode e o que não pode gastar, e garantir que não vai faltar dinheiro para pagar as contas do dia a dia.

Aumentar as vendas de produtos com menos margem de contribuição

Já aconteceu de você movimentar sua equipe para aumentar as vendas, esperando melhorar a situação financeira, e parecer que tudo piorou? Se você já sentiu isso, muito provavelmente foi porque impulsionou a venda de produtos com margem baixa de contribuição que é a relação (preço – imposto – comissão – custo).

Isso acontece porque às vezes dá a impressão de que vender muito vai resolver o problema. Então as pessoas caem no erro de baratear o produto demais, ou oferecer aqueles que são “mais em conta”. É preciso conciliar o trinômio perfeito preço, custo e quantidade.

Uma boa estratégia, por exemplo, é combinar com seus vendedores de oferecerem os produtos pelo preço que quiserem, com as promoções que julgarem relevantes em cada negociação, desde que o valor do pedido esteja dentro de uma margem de contribuição pré-estabelecida, por exemplo 40%.

Deixar dinheiro parado no estoque

Tem muita empresa que tem lucro, mas que frequentemente falta dinheiro no caixa, “sem explicação”. Enquanto isso, o empresário faz um esforço grande para abastecer seu estoque e não se dá conta de que boa parte do dinheiro que falta no caixa está no acúmulo de produtos parados.

Isso é comum com empresários que querem garantir que o cliente seja atendido prontamente com o que solicitou. Mas é preciso considerar que estoque cheio não é sinal de vendas. É apenas mais um ponto de “armazenamento de dinheiro”.

Sendo assim, em vez de se preocupar em manter o estoque cheio, observe quais são os produtos que vendem mais e quais os que têm mais margem de contribuição. Então faça uma estimativa de quanto é preciso manter, de cada categoria, para estocar somente o necessário.

Dessa forma você evita investir no estoque e pode usar esse dinheiro para as necessidades reais da empresa, sem ter que recorrer a terceiros, nem se sujeitar a juros.

Vender o que faz (e não o porquê de fazer)

Por fim, um dos grandes erros em gestão financeira que vejo, que compromete totalmente a trajetória do negócio, é o empreendedor vender o como e o que faz, e não o porquê de fazer. Pois os clientes se envolvem com a compra pela emoção, justificado pela razão.

Consequentemente, o que os cativa é sua história e a motivação do seu negócio, e não os atributos do seu produto. Independentemente de qual seja seu ramo de atividade, com certeza a sua mercadoria, produto ou serviço ajudará alguém a eliminar algum tipo de dor.

Então pergunte a si mesmo: “Como é que o meu negócio agrega valor para a pessoa? Do que ela realmente precisa?”. Pois ninguém compra mercadoria, produto ou serviço em si, mas a sensação adquirida ao obtê-lo e o que ele representa em sua vida. Como a Disney, que entrega diversão e vende felicidade, por exemplo.

Portanto, olhe para a essência do seu negócio, pense estrategicamente e dê o seu melhor para os seus clientes. Considere que, olhando para dentro, você pode encontrar as soluções necessárias para não cair mais nesses erros em gestão financeira e, assim, criar condições para fazer o seu sonho acontecer.

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Depois de enfrentar muitos desafios você conseguiu montar sua empresa, começou a sentir o gosto da realização do seu sonho, mas, de repente, passou a faltar dinheiro e o sonho tornou-se um pesadelo?

Essa é a realidade de muitos empresários brasileiros que não conhecem os números do negócio e ficam presos em crenças plantadas na infância, que os impedem de ultrapassar a barreira do desconhecido para levar adiante os seus sonhos.

Influência das crenças da infância no negócio

Isso aconteceu com Lucas, que desde cedo sonhava em ter seu próprio negócio, mas sempre ouvia de seus pais para deixar de lado essa ideia de montar empresa, pois “só se pode conquistar as coisas se tiver dinheiro” e “só se tem dinheiro se a família for rica”, o que não era o caso.

Mas o sonho de Lucas ainda falava mais alto, então ele prosseguiu e montou sua revendedora de peças automotivas. Ele venceu a primeira barreira das crenças da infância e até conquistou o respeito e admiração dos pais ao remar contra a maré e chegar onde almejava.

Só que menos de um ano depois de abrir a empresa o negócio começou a perder força e as dívidas passaram a preocupá-lo. Lucas investiu em propaganda, abaixou os preços e atraiu uma nova clientela. Com um volume maior de vendas, esperava que a situação melhorasse. Mas isso não aconteceu! Quanto mais ele vendia, maior ficava o buraco no caixa.

E, diante desse problema, as vozes do passado vieram com força, “lembrando-o” de que “ele não devia ter montado a empresa”, porque “ganhar dinheiro é para poucos”. Um sentimento de culpa e de derrota o deixou deprimido e Lucas passou a dar ouvidos a essas “vozes” do seu passado. Estava pronto para largar tudo! Desistir de seu sonho e voltar à vida pacata de antes, sem grandes conquistas.

A verdade dos números do negócio

Você já se sentiu assim? Foram plantados tantos conceitos fechados e pouco construtivos na mente de Lucas que, mesmo tendo opinião própria e vontade de crescer, na hora da dificuldade essas crenças gritavam na mente e o bloqueavam.

Na verdade, enquanto Lucas alimentava a crença de que não era capaz de fazer o seu negócio prosperar, a revendedora estava perdendo dinheiro por sua falta de conhecimento dos números do negócio. O preço das peças não cobria as despesas, o estoque mantinha produtos com pouca saída parados, os bancos apagavam seus incêndios a juros altíssimos e as vendas a prazo e retiradas de dinheiro sem planejamento deixavam buracos no caixa em dias de pagamento.

É hora de ouvir a voz do seu sonho

Mas baseado em quê essa crença é verdade? Considerando que cada indivíduo é dono de sua própria história, capaz de estudar, formar opinião e se desenvolver a cada dia, o que o impede de dar ouvidos à voz do conhecimento e do seu sonho e se permitir a superação?

As crenças da infância não são a verdade do mundo e dos negócios. A verdade é que o empresário brasileiro não teve educação financeira e não foi preparado para gerir um negócio. E, ao tomar consciência disso, é possível aprender e se reinventar!

Assim, é necessário prover uma nova visão de negócio através dos números da empresa e entender qual é o seu propósito. Porque o negócio é o que você faz para servir. E você só sabe o que está servindo se souber avaliar os números do negócio.

Portanto, não deixe que os nãos da sua infância o impeçam de dizer sim para o seu sonho. O primeiro passo você já deu, ao aceitar o desafio de empreender. Agora é só continuar essa história, buscando a informação que você precisa para entender os números do negócio e fazer desse desafio a grande conquista da sua vida.

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Iniciar um negócio próprio e sustentá-lo não é uma tarefa fácil, visto que nós, brasileiros, não fomos educados para empreender e, portanto, ficamos suscetíveis a falhas na gestão empresarial.

Desde pequenos recebemos estímulos contrários quando tentamos caminhar com as próprias pernas, sendo criticados por nossos erros e desencorajados a arriscar-nos em território desconhecido. Além disso, não aprendemos finanças na escola nem em casa. Portanto não sabemos quanto, quando, como e porque ganhamos e gastamos.

Aprenda a evitar falhas na gestão empresarial

Entretanto, admitir essa dificuldade cultural nos ajuda a compreender em quais pontos precisamos melhorar e buscar ajuda para identificar nossas habilidades naturais e conseguir controlar nosso negócio. É importante buscar informações e compreender os conceitos básicos de finanças desde o princípio para evitar problemas futuros. Considere que a empresa é uma organização viva, composta por mente, corpo e espírito. Então utiliza recursos humanos, materiais, tecnológicos, financeiros e tempo para produzir e/ou comercializar com o objetivo de gerar lucro, liquidez, rentabilidade, segurança e sustentabilidade.

Planeje e torne seus sonhos possíveis

Todo ser humano tem sonhos e a capacidade de transformá-los em combustível para as realizações. Para tanto, é preciso analisar as oportunidades, os riscos e ameaças da empresa a curto, médio e longo prazo. Elabore um plano de negócios, para verificar a viabilidade financeira, o mercado, a concorrência e estabelecer um diferencial competitivo.

Deixe de ser centralizador

O empresário que tenta resolver os problemas da empresa sozinho, sem delegar funções e dividir a responsabilidade com seus colaboradores, dificilmente conseguirá prosperar em seu negócio. Isso porque cada um se destaca por um determinado dom e tem qualificações específicas para contribuir em áreas diferentes. O aproveitamento adequado dessas habilidades levará a empresa a obter resultados mais efetivos.

Desenvolva seus colaboradores

Para que os funcionários tenham uma visão adequada do negócio e sejam produtivos, é importante compreender quais são os seus sonhos, ajudá-los a identificar suas aptidões, direcioná-los para as funções adequadas ao seu perfil e, principalmente, perceber como gostam de servir pessoas. Assim eles terão oportunidade de desenvolver suas habilidades, adquirir confiança e estima, além de descobrir o caminho para a autorrealização.

Ofereça treinamentos para desenvolver na equipe a capacidade de aprender fazendo. Disponibilize procedimentos para evitar que os funcionários executem tarefas conforme seu julgamento pessoal. Estabeleça métodos efetivos de avaliação de seu desempenho. Crie um programa de participação nos resultados. E estimule o trabalho em equipe.

Valorize seu cliente

Quando uma pessoa entra em um estabelecimento para comprar determinado produto, geralmente não está procurando o artigo em si, mas resolver um problema, necessidade ou desejo. Por isso é muito importante entender o que a pessoa espera e oferecer a solução mais adequada. Outra questão importante para ter um bom retorno em seu negócio, é conhecer quais são os seus clientes fiéis. Estes correspondem a 40% a 60% da sua venda, e se concentrar naqueles que proporcionam mais margem bruta (preço – custo). Geralmente 20% dos clientes representam 80% da margem bruta.

Aceite seus erros

Geralmente quando um empresário enfrenta uma crise financeira em seu negócio tende a ficar na defensiva, sendo muitas vezes paralisado pelo medo de enfrentar o problema. Mas é preciso compreender que os erros fazem parte do processo de crescimento e, portanto, devem ser encarados como aprendizado. Portanto, busque orientações, escute quem tem mais experiência e faça um comparativo com a sua vivência. Então tire suas próprias conclusões e não tenha medo de agir.

Conheça os números do seu negócio

É característica do empresário brasileiro fugir de termos do mundo das finanças como Planejamento Orçamentário, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados, Balanço Patrimonial, Ponto de Equilíbrio, Margem de Contribuição e Precificação. Mas são esses os números mágicos do seu negócio. Eles refletem o resultado das decisões tomadas e servem de parâmetro para identificar os problemas e as alternativas para solucioná-los. Por isso, é imprescindível que o empresário encare os números como seus aliados e aprenda a utilizá-los a favor do seu negócio.

Controle seu estoque

Cada empresa tem uma necessidade diferente em seu estoque e nem sempre o empresário o controla adequadamente. Então se gasta muito com produtos sem rotatividade e faltam os mais procurados, comprometendo as finanças e impactando nas vendas. Portanto, verifique qual é a rotatividade média dos produtos de sua empresa, acompanhando de perto o giro de estoque, descubra qual é o estoque mínimo necessário, saiba qual é o custo do produto vendido, conheça a margem de contribuição unitária de cada produto, tenha controle dos pedidos de compra, datas de pagamentos dos fornecedores e mantenha um estoque de segurança.

Garanta uma informação precisa

Para uma administração adequada dos recursos da empresa, conte com um bom sistema de gestão. Sendo assim, antes de optar por um sistema específico, faça um mapeamento de todo o processo do negócio para dimensionar o mais adequado. Procure uma ferramenta que melhor indique situações críticas com antecedência, visto que a informação adequada no momento certo garantirá o retorno do seu investimento.

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Como você tem encarado os problemas financeiros do seu negócio? Você faz parte do grupo de pessoas que responsabiliza o governo, a concorrência, os clientes e até sua equipe de funcionários pelo seu insucesso? Cuidado! Embora tudo isso influencie nas finanças, é você quem tem o poder de conduzir seu negócio para o sucesso ou fracasso.

Os últimos dois anos foram os mais difíceis da história da economia e do mercado brasileiros. Enquanto antes os problemas financeiros afetavam as classes menos favorecidas, dessa vez até grandes empresas foram impactadas. Só que 2018 chegou com novas perspectivas e a recuperação do seu negócio, agora, depende única e exclusivamente de você arregaçar as mangas e ir à luta.

Todos nós sofremos interferências de terceiros e precisamos frequentemente ajustar o percurso, rever conceitos, estudar o mercado, treinar pessoas e nos reinventarmos. Não precisamos esperar uma crise para tomar a iniciativa. Quem busca a constante renovação está um passo à frente, independentemente do que se passa ao redor.

Mas se você, como a maioria dos empresários brasileiros, foi impactado por esta crise e ficou paralisado diante dos problemas, esperando a situação melhorar para agir, então é hora de mudar! Não há tempo a perder! A oportunidade de alavancar a história do seu negócio está batendo à sua porta.

ESTÁ COM A CORDA NO PESCOÇO? TEM SOLUÇÃO!

O primeiro passo para salvar as finanças é reconhecer que a solução para os problemas está dentro do próprio negócio. Entenda os seus números, identifique as reais causas da falta de dinheiro para pagar as contas do dia a dia e, a partir dessas informações, tome as devidas providências para reverter a situação.

COMO VÃO AS FINANÇAS? RESPONDA O QUIZ E DESCUBRA!

Algumas das principais causas da falta de liquidez nas empresas são:

Estoque parado: Muitas empresas investem frequentemente no estoque sem avaliar o que tem saída, de fato, e quanto há disponível para tal investimento. Então gastam mais do que recebem para comprar produtos que ficam meses no estoque, paralisando o dinheiro. Se o armazenamento do estoque fosse proporcional à rotatividade dos produtos, esse dinheiro não ficaria parado e estaria disponível para outras necessidades do negócio.

Vendas a prazo: Embora as vendas a prazo sejam um meio usado por várias empresas para atrair clientes, essa é uma negociação perigosa quando as datas e valores dessas vendas não estão ajustadas às datas e valores das compras. Se o único critério é vender mais, corre-se o risco de a cada mês ter valores de entrada menores que os de saída e faltar dinheiro para pagar as contas, sendo necessário recorrer a terceiros e se sujeitar a juros.

Precificação: Baratear seu produto para vender mais nem sempre é o melhor caminho. Se o preço do produto não for superior ao que se gasta com o custo e as despesas, você pagará para vender. Consequentemente, quanto mais vender, mais aumentará o buraco do caixa.

Fábrica de dinheiro: É um engano achar que dinheiro em caixa é dinheiro disponível. Pior ainda é julgar a saúde financeira da empresa através do saldo de caixa! É preciso saber a origem desse dinheiro e como ele será utilizado. Se o caixa ficou positivo porque foi feito um empréstimo para quitar algumas dívidas, por exemplo, certamente a empresa está perdendo dinheiro. E se o dinheiro do caixa for utilizado sem critério, muito provavelmente faltará dinheiro posteriormente para pagar as contas e, novamente, será necessário fazer empréstimos e criar mais dívidas. Esta é a armadilha da fábrica de dinheiro, que causa uma falsa impressão de estabilidade e quebra a empresa de forma silenciosa.

Salve o negócio com o Fluxo de Caixa

Para avaliar situações como essas e identificar a real causa da falta de dinheiro, bem como evitar que a empresa seja pega de surpresa em momentos futuros, é imprescindível que haja um controle diário das finanças através de um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial. Além disso, é preciso fazer um comparativo do previsto e do realizado para saber se as estimativas estão funcionando e onde é preciso ajustar para melhorar o cenário financeiro.

Esta é a única forma de conseguir enxergar a real situação do negócio, assumir o controle das finanças, ter as informações necessárias para tomar decisões acertadas e aproveitar o atual momento do mercado para construir uma nova história.

CONHEÇA O SISTEMA FLUXO DE CAIXA ONLINE

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Certa empresária enfrentava problemas financeiros em seu negócio e ao procurar ajuda explicou que quando abriu a empresa considerou a possibilidade de elaborar um Fluxo de Caixa para controlar suas finanças, mas como ainda não tinha entrada de dinheiro, apenas saída, acreditava não ser possível e nem necessário ter um Fluxo de Caixa. Com a escassez de crédito, inflação alta e a diminuição das vendas, um ano depois sua dívida aumentava e quanto mais vendia maior ficava o buraco em seu caixa.

Essa é apenas uma de tantas histórias que “explicam” a ausência de um controle adequado das finanças de empresas que afundaram inesperadamente. Seja por não ter dinheiro gerado pelo negócio no início (capital de giro), investimento inadequado no estoque ou pelo impacto das vendas a prazo, o Fluxo de Caixa, por desconhecimento de sua forma de utilização, muitas vezes é menosprezado, sendo considerado o “patinho feio” das finanças.

É compreensível que tantos empresários tenham dificuldade de administrar suas finanças de forma efetiva, visto que o povo brasileiro não recebeu educação financeira na escola nem em casa. Entretanto, para sobreviver no mundo dos negócios, é essencial que esses conceitos sejam revistos e novas práticas sejam adotadas.

Partindo do pressuposto que toda empresa precisa ter dinheiro para pagar as contas, independentemente do contexto em que está inserida, é imprescindível utilizar o Fluxo de Caixa através de um plano de contas gerencial e estabelecer uma previsão para cada conta, pois quando elaborado de forma correta, você passa a ter uma visão ampla do seu caixa.

Consequências de não elaborar um Fluxo de Caixa

O que quebra as empresas não é a falta de lucro (durante um espaço curto de tempo), mas a falta sistemática de liquidez, que é a capacidade de honrar os pagamentos (custo / despesas) nas datas de vencimento, sem a necessidade de atrasar pagamentos a fornecedores, instituições financeiras ou fisco, sócio(s), fazer aporte de capital, vender parte do imobilizado, recorrer a empréstimos de terceiros ou utilizar cheque especial. Com esta análise do caixa você poderá ajustar as datas dos pagamentos e dos recebimentos, decidir se é hora de investir ou se é melhor evitar certos gastos e identificar as reais necessidades da sua empresa. Esse é o segredo para começar a assumir o controle do seu negócio!

Portanto toda empresa precisa elaborar um Fluxo de Caixa e não há situação difícil ou tranquila que justifique a sua ausência, pois cedo ou tarde as consequências dessa falta de controle castigarão a empresa. Mais vale a dedicação diária de um empresário ao fortalecimento e crescimento do seu negócio, do que o risco de ver seu investimento ser perdido, sem ao menos ter recebido um aviso do risco iminente.

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Em uma cidade de interior Kleber vendia sapatos produzidos por sua própria fábrica. Ele tinha uma marca consolidada na região e esbanjava o dinheiro da empresa com a certeza de que o seu lucro estava no caixa e que poderia ser utilizado à vontade, entretanto essa riqueza era ilusória e o fim de toda a fortaleza que o rodeava estava próximo.

Assim como muitos outros empresários brasileiros, Kleber agia como rico para gastar o dinheiro da empresa, mas pensava como pobre quanto à gestão financeira do seu empreendimento. Enquanto ele fazia investimentos sem qualquer planejamento e priorizava os gastos particulares, a empresa mergulhava em um emaranhado de problemas e ficava cada vez mais endividada com bancos e nos pagamentos de impostos.

O dia que o contador veio lhe dizer que se não fosse tomada uma providência rapidamente sua empresa quebraria, Kleber se assustou! Ele nem imaginava que a empresa estivesse com problemas financeiros e de repente se viu tendo que enfrentar uma crise.

O controle do Fluxo de Caixa é mais importante do que o lucro

Ao procurar ajuda especializada, verificou a necessidade de elaborar um Fluxo de Caixa para controlar as entradas e saídas de dinheiro e se planejar para ter saldo disponível na hora de pagar as contas. Também precisaria adequar os gastos (principalmente as retiradas de dinheiro para uso próprio), fazer um planejamento tributário a fim ajustar os pagamentos de imposto de forma correta, controlar estoque por margem de contribuição e giro, estabelecer uma política de crédito para clientes e definir metas de vendas com a visão do caixa.

Paralelo a isso, Kleber entendeu que deveria investir em treinamento de equipe para que todos compreendessem o propósito da empresa e qual a melhor maneira de atender o problema do cliente.

Por fim, teria que estabelecer métodos para melhorar a produtividade, porque havia muita ociosidade entre os funcionários da fábrica, fazendo-o perder dinheiro.

Kleber colocou em prática essas mudanças, fez inovações que agradaram o seu público e viu o seu negócio deslanchar após entender que uma empresa não consegue sobreviver sem liquidez (dinheiro próprio do negócio no caixa). Só então ele compreendeu que a verdadeira riqueza do empreendedor não está no lucro da empresa, mas está na sabedoria das suas atitudes.

Imagem de mentatdgt por Pexels.

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Quando nasce uma empresa, brota a semente de uma realização. Mas para fazer o sonho do negócio germinar e dar bons frutos, é preciso preparar bem o terreno com um entendimento correto sobre os números do negócio. O problema é que nós, brasileiros, não recebemos uma educação financeira adequada, por isso a maioria dos empreendedores iniciam esse cultivo sem planejamento, preparo e controle.

No começo o negócio até dá frutos, as vendas crescem e a empresa ganha espaço no mercado. Mas por ter sido plantada em um terreno ruim e não utilizar as ferramentas certas para arar a terra adequadamente, de forma a construir condições favoráveis ao seu crescimento, a empresa torna-se dependente de terceiros e, de maneira quase imperceptível, morre um pouco cada dia, jogando fora o tempo e o dinheiro investidos.

O problema é que as pessoas têm o impulso para empreender, mas nem todas têm a capacidade empreendedora. Elas só percebem o risco quando a empresa já está quebrando. Por isso resolvi listar as 5 armadilhas mais comuns que quebram uma empresa ainda em seus primeiros anos de existência:

1. Achar que o que sobra no caixa é lucro

Pense nessa situação: A empresa tem um lucro mensal de 10%, as vendas estão aumentando e, apesar de às vezes faltar dinheiro para pagar algumas contas, volta e meia sobra dinheiro no caixa e você aproveita para fazer compras extras ou usar na pessoa física. Afinal, se sobrou dinheiro, é porque a empresa está lucrando, certo? Errado!!

Para entender esta situação, imagine que você paga seus fornecedores em 03 parcelas mensais e recebe do seu cliente em 30 dias. Esse não é o seu lucro, mas a sua liquidez, que é, justamente o dinheiro para pagar as contas já assumidas. Se esse dinheiro for utilizado sem controle, certamente vai faltar na hora de honrar os compromissos financeiros.

2. Fabricar dinheiro

Quando falta dinheiro para pagar as contas, o que você faz? Deixa de pagar? Pega emprestado? Usa o limite do banco? Faz antecipação de recebíveis? Na maioria das vezes o financeiro utiliza dinheiro de terceiros e tudo se resolve rapidamente.

O problema é que esses recursos, que eu costumo chamar de “fábrica de dinheiro”, geram juros. Se o uso desse dinheiro fabricado for recorrente, os juros aumentarão cada vez mais, tornando-se, muitas vezes, uma despesa maior que a margem de lucro do seu negócio.

3. Não saber precificar

É muito comum os empreendedores pegarem o custo da mercadoria / produto e acrescentarem 70% para estabelecer o preço de venda. O problema é que as pessoas não sabem que este percentual tem que pagar impostos, comissão, despesas administrativas / financeiras e o que sobrar é o lucro.

Algumas perguntas precisam ser respondidas, tais como: O custo do produto está correto? O cliente está disposto a pagar o preço praticado? Qual é o preço da concorrência? O cliente tem a percepção do benefício da compra? A fórmula da precificação está correta? Não é recomendável estabelecer um preço de venda e depois ficar se perguntando se está caro ou barato demais.

4. Não conhecer o estoque

Há quem diga que estoque cheio é a garantia de ter sempre a mercadoria / produto que o cliente deseja. Mas será que essa estratégia é correta? Muitas vezes há variação na rotatividade de determinados produtos, sendo que, enquanto alguns saem com frequência, outros ficam meses estocados. As mercadorias / produtos mais vendidos são os que têm maior margem bruta (preço – custo). Quais são os 20% das mercadorias / produtos que geram 80% da margem bruta do negócio?

A gestão do estoque está diretamente ligada à sobrevivência da empresa, para evitar que o dinheiro fique parado ou seja jogado fora. É necessário manter um acompanhamento do inventário, além de adequar as compras conforme a previsão de vendas, prazo de entrega e o seu pagamento de acordo com o Fluxo de Caixa.

5. Responsabilizar os outros pelos problemas da empresa

É verdade que a situação política e econômica do país não está das melhores e que as empresas, em geral, estão passando por dificuldades. Mas, convenhamos, é bem mais fácil achar culpados para os problemas do que assumir a responsabilidade dos próprios erros.

Só que, por mais que a crise seja um obstáculo, as respostas para a falta de dinheiro no caixa estão dentro do próprio negócio. Por isso a necessidade de ter controle das entradas e saídas de dinheiro, saber os saldos (caixa final, bancário e disponível), comparar previsto x realizado através de um plano de contas gerencial e projetar fluxos de caixa para períodos futuros.

Segurança financeira com o Fluxo de Caixa

Se a sua empresa estiver presa em alguma dessas armadilhas, é hora de rever os seus conceitos e implantar um sistema de Fluxo de Caixa com urgência, para assumir o controle diário das finanças, evitar a perda de dinheiro no negócio e se preparar para imprevistos. Assim você conseguirá criar cenários favoráveis ao negócio e terá segurança financeira independentemente dos fatores externos.

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Decisões que transformam o Fluxo de Caixa da empresa

Em uma indústria de quadros elétricos, Vera, a gerente financeira, presenciava de mãos atadas os excessos e as decisões irresponsáveis da diretoria. Consequentemente, isso comprometia diretamente o Fluxo de Caixa da empresa.

O caminho da quebra da empresa

Durante oito anos ela tentou alertar seus superiores sobre a crise que havia se instalado. Mas as soluções que apresentava eram sempre rejeitadas, pois a diretoria usava seu poder hierárquico para optar apenas pelo que lhe era mais conveniente.

Compras à vista e vendas a prazo

A maioria das decisões comerciais era tomada independentemente das possibilidades financeiras da empresa.

Era muito comum, por exemplo, a indústria atender às exigências do fornecedor e comprar à vista, ficando sem dinheiro para pagar as contas. Da mesma forma era comum facilitar as condições de pagamento para o cliente, vendendo a prazo, apesar da empresa estar com pouco dinheiro em caixa.

Desperdício de matéria-prima

Também havia muito desperdício de matéria-prima por ineficiência de maquinário ou negligência técnica.

Quase sempre que uma máquina apresentava algum defeito, continuava sendo utilizada, mesmo que prejudicasse a produção. Quando parava de funcionar virava sucata, sem ao menos ser verificada a possibilidade de conserto. Em vez disso, investiam em financiamento de novo maquinário, gerando um custo desnecessário e diminuindo a liquidez da empresa.

Mistura de pessoa física com jurídica

As retiradas de dinheiro dos sócios, além do pró-labore, incluindo o pagamento de cartões de crédito, financiamento de veículos e apartamentos, eram outra preocupação de Vera. Porque desestruturavam completamente o setor financeiro da empresa.

Os sócios, porém, não pensavam nas conseqüências dessas retiradas, pois acreditavam que não afetariam o resultado da empresa.

O susto com a realidade

A fábrica perdeu dinheiro pouco a pouco, enquanto a diretoria se mantinha alheia à sua realidade financeira. Até que a dívida ficou maior do que o resultado operacional e os superiores de Vera não tiveram mais como ignorar a necessidade de mudanças.

Após analisar adequadamente a situação, os sócios perceberam que se continuassem mantendo as mesmas práticas de sempre, perderiam o negócio em pouco tempo.

As decisões de mudança

Então concordaram em reorganizar as finanças, fazer um planejamento das medidas que deveriam ser adotadas e respeitar os limites pré-estabelecidos para as negociações.

A partir daí, tomaram as seguintes medidas:

• os prazos de pagamento e recebimento das compras e vendas passaram a ser definidos conforme o Fluxo de Caixa da empresa;
• foram estabelecidos novos critérios para as negociações seguintes;
• foi avaliada a rotatividade de produtos no estoque para manter somente a quantidade que seria utilizada;
• reajustaram os preços que estavam desatualizados no sistema (a margem de lucratividade já não era mais confiável).

Essas mudanças contribuíram para aumentar o capital de giro e diminuir a dívida da empresa.

Posteriormente foi também verificada a possibilidade de conserto das máquinas que estavam com defeito ou inoperantes. O que diminuiu consideravelmente o desperdício de matéria-prima e os gastos com maquinário novo.

Além disso, foi criado um programa de treinamento e incentivo para valorizar o pessoal e aumentar a produtividade.

A transformação

Após alguns meses, a pequena indústria de quadros elétricos estava completamente mudada:

• o Fluxo de Caixa da empresa estava sendo controlado adequadamente;
• havia aumentado a possibilidade de fazer investimentos sem comprometer as finanças da empresa;
• os funcionários produziam mais;
• os clientes demonstravam maior satisfação.

As ações implantadas foram imprescindíveis para as melhorias na fábrica. Mas o que realmente fez a diferença nessa nova fase foi a decisão da diretoria em substituir os exageros e as atitudes impensadas pelo planejamento e trabalho constante. Pois esse é o único caminho para transformar uma empresa financeiramente comprometida em um negócio saudável e bem-sucedido!

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A Recuperação de um Negócio de Família pela gestão do Fluxo de Caixa

Por muitos anos Sandro acompanhou a luta de seu pai para construir e consolidar uma madeireira reconhecida no extremo sul de São Paulo. Aquele era o sonho do pai, que com o passar dos anos tornou-se o sonho também do filho.

Há três anos, o pai de Sandro faleceu e ele, sendo o filho mais velho, assumiu a empresa. Entretanto, por não ter tanta experiência, não se dedicou à gestão do Fluxo de Caixa, perdeu o controle dos gastos da madeireira e passou a viver na “corda bamba”.

Sandro percebeu que o negócio de anos de dedicação do seu pai estava quebrando pouco a pouco e ficou muito angustiado. Ele não poderia deixar morrer a memória de seu pai dessa maneira. Além disso, essa empresa era a principal fonte de renda da família. Como ficaria a sua mãe e seus irmãos se a madeireira fechasse?

Definitivamente não dava para se acomodar e se permitir ser engolido pela situação! Há algum tempo Sandro tinha ouvido falar sobre um treinamento de Fluxo de Caixa que talvez o ajudasse e decidiu se inscrever para participar da próxima turma.

Potencial empreendedor camuflado

Durante o curso Sandro percebeu que o seu problema era mais simples de resolver do que ele poderia imaginar. Primeiramente ele precisava acreditar no seu coração e na sua intuição.

Por muitos anos ele admirou a forma de seu pai trabalhar para erguer aquele negócio e se julgou inferior, sem se dar conta de que, além de ter aprendido muito enquanto trabalhavam juntos, tinha herdado o gosto pelo empreendedorismo e poderia fazer realizações tão boas ou até melhores, de forma a dar continuidade ao negócio da família.

Armadilhas das datas de pagamentos e recebimentos

Outro ponto a ser ajustado era em relação ao controle das entradas e saídas do caixa. Como Sandro recebeu a empresa com bastante dinheiro em caixa, acreditou que bastava vender, pagar as contas e investir em novos materiais, que tudo seguiria bem.

Entretanto, ele fez muitas compras à vista e vendas a prazo sem observar as datas de recebimento. Em pouco tempo começou a faltar dinheiro para pagar as parcelas que devia e os gastos fixos. Aí entrou a “operação fabricar dinheiro” (atrasava pagamentos a fornecedores, tomava empréstimos de banco e de terceiros e deixava de pagar impostos) para conseguir pagar as contas no dia a dia.

Vida após o Fluxo de Caixa

Como ele havia se endividado muito, após organizar o seu Fluxo de Caixa percebeu que precisaria melhorar a sua liquidez. Para isso, analisou o estoque das madeiras para diminuir as compras, agregou valor ao serviço e ajustou os preços que já estavam defasados, diminuiu as vendas a prazo, negociou prazos maiores com seus fornecedores e começou a se dedicar mais aos seus clientes.

Aos poucos Sandro conseguiu diminuir as dívidas que havia feito, começou a utilizar novos controles financeiros para não perder mais dinheiro e aprendeu a se planejar corretamente.

O jovem empresário ficou radiante por ter dado a volta por cima e superado suas próprias expectativas. Além de ter recuperado o patrimônio da família, honrou o nome do pai, adquiriu confiança em si mesmo e descobriu que não existe obstáculo intransponível quando a pessoa segue firme rumo a um grande sonho.

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