Finanças empresariais: 10 passos para colocar seu negócio em ordem

Seu negócio gera lucro, mas está difícil pagar as contas em dia e você não sabe onde está o problema? Esse é um dilema cultural enfrentado por muitos empreendedores brasileiros! Porém, é possível mostrar o caminho para entender e resolver as reais causas dos problemas financeiros da empresa de maneira simples e assumir o controle para não perder mais dinheiro.

1. Definir propósito e negócio

O primeiro passo é ter claro em sua mente qual é o seu propósito de vida e qual a participação do seu negócio para realizá-lo. Caso você ainda não tenha pensado neste assunto, sugiro que faça a si mesmo as seguintes perguntas:

Qual é o seu sonho e o que o motiva a acordar todas as manhãs?

O que você faz com facilidade na empresa?

Como você pode fazer a diferença na vida das pessoas?

Essas respostas, se levadas a sério, deverão nortear sua trajetória empreendedora, sendo o combustível e a voz do negócio. Porque, através delas, você descobrirá como usar seus melhores recursos para servir as pessoas e suprir suas necessidades, dores ou desejos.

Especialmente porque não se trata da venda de um serviço ou produto, simplesmente, mas do seu valor para o cliente. Por exemplo: uma jovem que procura uma roupa elegante, na verdade, está comprando a beleza e a admiração que lhe proporcionará na ocasião em que vesti-la. Outro exemplo: um senhor que se interessa por um carro antigo específico não quer apenas comprar um automóvel, mas a satisfação de vivenciar a sua história ao dirigi-lo.

2. Compreender os números do seu negócio

O segundo passo é entender os números do seu negócio. Porque somente dessa forma é possível compreender, de fato, o que está acontecendo com suas finanças empresariais.

Para isso, é fundamental que você crie familiaridade com conceitos básicos, como custo e despesa, regime de competência e regime de caixa, entre outros. Pois esse conhecimento o ajudará a organizar as finanças, identificar problemas e embasar suas decisões em prol do negócio.

Talvez neste momento você pense que é complicado e difícil de aprender, porque finanças não é a sua área. Mas é aí que está o grande engano, que leva muitos empreendedores ao buraco financeiro! Porque são conceitos simples de compreender, se houver disposição para informar-se, e determinantes para conquistar bons resultados no seu negócio.

3. Estruturar o seu financeiro

Com o conhecimento adquirido, após pesquisar sobre os conceitos básicos de finanças, você estará apto a organizar sua área financeira. Para isso, o ideal é contar com um software online de gestão financeira que lhe proporcione uma visão gerencial completa.

Então, implante um Fluxo de Caixa com plano de contas gerencial e lance todas as entradas, saídas e previsões financeiras. Após implantá-lo, estabeleça, com o financeiro, uma rotina diária de controle, registrando todas as transações e comparando previsto x realizado. Uma dica, para assegurar que conseguirá fazer este controle todos os dias, é tornar esta a primeira tarefa do dia.

Neste processo, é importante lançar o que foi realizado e o que está programado, em virtude de parcelamentos, por exemplo. Assim você terá já prontos os relatórios do previsto e do realizado, à medida que o tempo for passando. Também lembre-se de fazer conciliação bancária todos os dias, para garantir a confiabilidade dos dados para as tomadas de decisão.

4. Separar a pessoa física da jurídica

Mas para que essa organização das finanças dê certo, não pode haver mistura da pessoa física com a jurídica. Não funciona, por exemplo, usar o cartão de crédito da empresa para as contas pessoais. Da mesma forma que é temerário contar com bens particulares para apagar incêndios da empresa.

É preciso compreender que o dinheiro da empresa não é seu, e vice-versa, por mais que você seja o dono. Então, para evitar conflitos e buracos no caixa, planeje pagar pro-labore, como um salário fixo, para você e os sócios. E se a empresa gerar lucro, estude a possibilidade de uma distribuição de lucro.

Assim você conseguirá fazer estimativas reais, calculando, inclusive, as suas retiradas. E poderá se organizar melhor para a empresa conseguir pagar as contas com dinheiro do próprio negócio.

5. Identificar a situação atual das finanças

Com o dinheiro da empresa sendo controlado diariamente através do Fluxo de Caixa, sem mistura de pessoa física com jurídica, é possível fazer uma análise mais profunda do real cenário das finanças empresariais.

E se você estiver utilizando um sistema de gestão financeira compatível com as exigências do governo e com relatórios facilitados, esta tarefa será simples, porque você já terá esses dados prontos. No Fluxo de Caixa Online, por exemplo, é só você selecionar o relatório e o período que deseja analisar. Então você verá os dados e gráficos correspondentes à pesquisa, seja para uma visão financeira geral ou relatórios detalhados específicos.

Assim, você saberá exatamente de onde vem e para onde vai o dinheiro, e se a empresa tem liquidez. Essas informações serão “um divisor de águas” para as suas finanças empresariais, pois você descobrirá que, muito provavelmente, o problema não está onde se imagina e a solução é mais simples do que parece!

6. Eliminar a fábrica de dinheiro

Uma das grandes armadilhas do financeiro é a utilização da fábrica de dinheiro para manter o Fluxo de Caixa positivo. Porque a empresa tem lucro, porém, cada vez mais falta dinheiro para pagar as contas. Então, como um círculo vicioso, sempre se recorre à “fábrica de dinheiro”, abrindo um buraco ainda maior no caixa.

O problema pode estar nas vendas a prazo, no estoque, na inadimplência ou na distribuição para sócios, que se sobrepõe à vantagem de garantir pagamentos em dia. Além disso, medir a saúde financeira do negócio pelo saldo final, ignorando estes detalhes, é enganar a si mesmo! Porque o saldo de caixa representa apenas a liquidez do negócio, além de não ser necessariamente resultado de dinheiro do negócio, portanto, não mostra a realidade da situação financeira.

Então é preciso avaliar, em sua gestão financeira, porque está faltando para as contas (consequentemente sendo usado recursos de terceiros para conseguir pagar tudo em dia) e onde está parado o dinheiro do negócio. Porque se a empresa gera lucro, esse dinheiro está em algum lugar! Portanto, identificar o foco dos problemas é fundamental para cortar o mal pela raiz e levantar capital de giro.

7. Otimizar a gestão do estoque

Um dos grandes vilões do dinheiro parado é a aquisição de produtos para o estoque, em desarmonia com seu giro. Ou seja: o empreendedor, preocupado em evitar a falta de produtos, mantém o estoque sempre cheio. Só que alguns desses produtos são vendidos em menor quantidade, a cada mês, e acabam ficando parados no estoque.

O problema é que estocar determinada quantidade de produtos que não gira implica em “travar” o dinheiro investido neles. Por outro lado, essa é uma questão que, a partir do momento em que é identificada, já aponta para a solução. Porque é só fazer um levantamento da média de vendas de cada categoria e passar a comprar somente a quantidade que deve ser estabelecida.

Assim “sobrará” mais dinheiro para as áreas que estão com “buracos financeiros” e poderá honrar os compromissos assumidos. Pois somente com a distribuição equilibrada do dinheiro no negócio, com base na avaliação realista do seu financeiro, é possível gerar capital de giro e conseguir organizá-lo.

8. Precificar calculando a margem de lucro

Na ânsia de resolver os problemas financeiros, vários empreendedores decidem abaixar os preços e incentivar sua equipe a vender mais. Entretanto, após um tempo percebem que quanto mais vendem maior fica o buraco no caixa e não entendem o motivo.

Acontece que, na maioria das vezes, as pessoas criam promoções e aceleram as vendas, sem avaliar a margem dos produtos. Assim, deixam de considerar o custo e as despesas com a sua produção, bem como o lucro estimado. Então acabam “pagando para vender”. Por isso, é fundamental fazer esse cálculo antes de definir os preços.

Além disso, não adianta baratear produtos para vender mais, então suas estratégias de venda precisam estar voltadas para o cálculo da margem de contribuição, não para o preço final dos produtos.

Uma dica é dar autonomia para os seus vendedores, assim eles poderão, por exemplo, vender um produto com margem alta e presentear o cliente com outro que tem uma margem pequena, deixando-o satisfeito e tornando o negócio vantajoso para ambas as partes, desde que você estabeleça um valor mínimo de margem de contribuição por pedido.

9. Considerar a ajuda de um especialista

Todos esses passos, acima, são dicas que podem ser colocadas em prática imediatamente, por conta própria. Todavia, se tiver a ajuda de um especialista em finanças, você não só ganhará tempo, como terá a oportunidade de aprender técnicas simples e efetivas para tirar a empresa do vermelho e controlar as finanças sem dor de cabeça.

Porque com esse suporte você enxergará as finanças empresariais por um outro ângulo e começará a perceber que a simplicidade está, justamente, na forma de se organizar. Então descobrirá o quão fácil é manter o controle permanente das finanças e identificar problemas antes mesmo que eles aconteçam.

Você pode contar com a ajuda de um consultor, que fará o seu diagnóstico financeiro, análise das informações e identificação das causas dos problemas; ou de um mentor, que lhe proporcionará um auxílio sob medida a respeito do que precisa ser melhorado no negócio.

10. Projetar cenários diferentes para suas finanças empresariais

Após dar os 9 passos anteriores, sua empresa terá passado por uma grande transformação e estará muito mais organizada financeiramente. Contudo, para que as finanças empresariais estejam protegidas, é preciso que seja mantida uma rotina diária de controle financeiro e avaliação do previsto x realizado.

Com o seu Fluxo de Caixa funcionando adequadamente, suas contas permanecerão organizadas e você terá condições de prever problemas e tomar decisões acertadas para que não falte dinheiro posteriormente para pagar as contas.

Consequentemente, também terá o poder de criar novos cenários para o negócio, com planejamentos baseados em dados reais da empresa. Isso garantirá a sua saúde financeira e abrirá um leque de possibilidades que o permitirá chegar onde você sonha, com o seu negócio, independentemente do grau de dificuldade.