No dia a dia de uma empresa existem algumas situações que demonstram falhas na gestão e podem comprometer diretamente a saúde financeira do negócio. É importante estar atento a esses sinais, pois eles indicam que é preciso rever certos conceitos de finanças e agir rapidamente para impedir que a empresa continue perdendo dinheiro.

O negócio gera lucro, mas falta dinheiro em caixa

Um dos principais sinais de que algo não está bem em seu negócio é a frequente falta de dinheiro para pagar as contas. Muitos se iludem com o valor do fechamento das vendas e não se atentam às datas de recebimento desse dinheiro. Porém, em vendas a prazo, por exemplo, isso acontece somente nos meses seguintes.

Essas pessoas consideram apenas o lucro calculado contabilmente e não percebem que podem quebrar por falta de liquidez. Na teoria a empresa tem dinheiro, mas na prática o caixa continua vazio. Consequentemente, na hora de pagar as contas falta dinheiro e é preciso recorrer a terceiros.

Quando isso se torna uma constante, a empresa alimenta o crescimento de uma nova conta: a dos juros de cheque especial e empréstimos. Se essa questão não for resolvida a tempo, esse “dinheiro fabricado” pode criar um sério problema financeiro para a empresa.

O aumento das vendas piora a situação

Quando o empresário percebe que está em crise, geralmente tende a pressionar a sua equipe a vender mais, a qualquer preço. Ele imagina que com o aumento das vendas terá mais dinheiro para pagar as contas e se esquece que as despesas variáveis e o custo acompanham esse crescimento. Portanto, se mantiver as mesmas condições de venda, conseguirá apenas acelerar a quebra de sua empresa.

É necessário avaliar a margem bruta (preço – custo). Não adianta apenas medir o resultado das vendas pelo seu valor, pois alguns produtos têm uma margem muito pequena. Portanto, o caminho não é aumentar a quantidade de produtos vendidos, mas vender produtos com maior margem bruta e estocar somente os que tiverem mais giro.

O segredo para a saúde financeira do negócio

Para aumentar o lucro da empresa, é necessário identificar quais são os produtos, serviços ou mercadorias que geram mais margem de contribuição e estabelecer estratégias para aumentar as vendas desses produtos. Crie metas para a sua equipe de vendas a partir da margem de contribuição!

Para tanto, é imprescindível conhecer os números do seu negócio. Não basta saber o que a contabilidade calculou, é necessário fazer um acompanhamento diário de toda a movimentação do caixa, pois a contabilidade apresenta uma visão de passado e o Fluxo de Caixa mostra uma visão de futuro. Esse é o segredo para assumir o controle da sua empresa e construir um futuro promissor, garantindo a saúde financeira do negócio.

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Há alguns anos eu venho acompanhando a história de empreendedores que têm grandes ideias, mas que enfrentam graves problemas por não perceberem que estão caindo nos maise comuns erros em gestão financeira.

Mas, embora muitas pessoas estejam passando por isso, atualmente, essas questões podem ser ajustadas facilmente. Tudo depende da forma de enxergar o cenário e da sua disposição para mudar!

Portanto, fique atento aos principais erros em gestão financeira que os empresários cometem e entenda como agir em seu negócio.

Não admitir os próprios erros em gestão financeira

A primeira coisa que as pessoas falam, quando passam por dificuldade financeira na empresa, é sobre a situação do país. Então seguem reclamando do governo, da economia, dos juros bancários, da inadimplência, da concorrência, da falta de clientes… E se esquecem do poder que têm em suas mãos, com a gestão do próprio negócio.

Porém, por mais que o mundo esteja caótico lá fora, é você, empresário, que determina o rumo da sua empresa. Porque as respostas para os problemas, na verdade, estão aí dentro. Ou seja, os fatores externos podem até interferir, mas é da porta para dentro que as transformações acontecem, depende da sua decisão.

Então, em vez de reclamar das coisas que fogem do seu controle, você pode conduzir alguns desses problemas com soluções como:

– estabelecer limites com seus clientes para se proteger da inadimplência;

– não confundir custo e despesas;

– aprender a precificar;

– jamais misturar CNPJ x CPF;

– estabelecer um propósito para a sua empresa;

– mudar a forma de comunicar o seu cliente;

– reinventar-se para superar a concorrência…

Mas é preciso estar disposto a olhar para o negócio. A tomar para si a responsabilidade da resolução dos problemas. Porque, depois desse primeiro passo, e de arregaçar as mangas, o resultado virá. E o mérito também será todo seu!

Não olhar para os números do negócio

É natural do brasileiro não se aprofundar no assunto de finanças. Simplesmente porque não fomos ensinados assim, não faz parte da nossa cultura e educação. Aprendemos fórmulas prontas na escola, fomos condicionados a seguir sistemas fechados e não desenvolvemos a habilidade de questionar e ousar.

Só que para gerenciar o financeiro de uma empresa, é preciso muito mais do que saber fórmulas de matemática. É preciso enxergar a sua situação no presente e ser capaz de se preparar adequadamente para o futuro!

Mas, embora pareça complicado, essa análise pode ser feita com tranquilidade utilizando recursos como um Fluxo de Caixa.

Basta criar o hábito de lançar diariamente as informações de entradas e saídas do caixa, fazer conciliação bancária e registrar a programação das próximas ações financeiras para que você tenha o cenário econômico real da sua empresa ao alcance dos seus olhos.

Com esses dados, você consegue saber o que pode e o que não pode gastar, e garantir que não vai faltar dinheiro para pagar as contas do dia a dia.

Aumentar as vendas de produtos com menos margem de contribuição

Já aconteceu de você movimentar sua equipe para aumentar as vendas, esperando melhorar a situação financeira, e parecer que tudo piorou? Se você já sentiu isso, muito provavelmente foi porque impulsionou a venda de produtos com margem baixa de contribuição que é a relação (preço – imposto – comissão – custo).

Isso acontece porque às vezes dá a impressão de que vender muito vai resolver o problema. Então as pessoas caem no erro de baratear o produto demais, ou oferecer aqueles que são “mais em conta”. É preciso conciliar o trinômio perfeito preço, custo e quantidade.

Uma boa estratégia, por exemplo, é combinar com seus vendedores de oferecerem os produtos pelo preço que quiserem, com as promoções que julgarem relevantes em cada negociação, desde que o valor do pedido esteja dentro de uma margem de contribuição pré-estabelecida, por exemplo 40%.

Deixar dinheiro parado no estoque

Tem muita empresa que tem lucro, mas que frequentemente falta dinheiro no caixa, “sem explicação”. Enquanto isso, o empresário faz um esforço grande para abastecer seu estoque e não se dá conta de que boa parte do dinheiro que falta no caixa está no acúmulo de produtos parados.

Isso é comum com empresários que querem garantir que o cliente seja atendido prontamente com o que solicitou. Mas é preciso considerar que estoque cheio não é sinal de vendas. É apenas mais um ponto de “armazenamento de dinheiro”.

Sendo assim, em vez de se preocupar em manter o estoque cheio, observe quais são os produtos que vendem mais e quais os que têm mais margem de contribuição. Então faça uma estimativa de quanto é preciso manter, de cada categoria, para estocar somente o necessário.

Dessa forma você evita investir no estoque e pode usar esse dinheiro para as necessidades reais da empresa, sem ter que recorrer a terceiros, nem se sujeitar a juros.

Vender o que faz (e não o porquê de fazer)

Por fim, um dos grandes erros em gestão financeira que vejo, que compromete totalmente a trajetória do negócio, é o empreendedor vender o como e o que faz, e não o porquê de fazer. Pois os clientes se envolvem com a compra pela emoção, justificado pela razão.

Consequentemente, o que os cativa é sua história e a motivação do seu negócio, e não os atributos do seu produto. Independentemente de qual seja seu ramo de atividade, com certeza a sua mercadoria, produto ou serviço ajudará alguém a eliminar algum tipo de dor.

Então pergunte a si mesmo: “Como é que o meu negócio agrega valor para a pessoa? Do que ela realmente precisa?”. Pois ninguém compra mercadoria, produto ou serviço em si, mas a sensação adquirida ao obtê-lo e o que ele representa em sua vida. Como a Disney, que entrega diversão e vende felicidade, por exemplo.

Portanto, olhe para a essência do seu negócio, pense estrategicamente e dê o seu melhor para os seus clientes. Considere que, olhando para dentro, você pode encontrar as soluções necessárias para não cair mais nesses erros em gestão financeira e, assim, criar condições para fazer o seu sonho acontecer.

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Iniciar um negócio próprio e sustentá-lo não é uma tarefa fácil, visto que nós, brasileiros, não fomos educados para empreender e, portanto, ficamos suscetíveis a falhas na gestão empresarial.

Desde pequenos recebemos estímulos contrários quando tentamos caminhar com as próprias pernas, sendo criticados por nossos erros e desencorajados a arriscar-nos em território desconhecido. Além disso, não aprendemos finanças na escola nem em casa. Portanto não sabemos quanto, quando, como e porque ganhamos e gastamos.

Aprenda a evitar falhas na gestão empresarial

Entretanto, admitir essa dificuldade cultural nos ajuda a compreender em quais pontos precisamos melhorar e buscar ajuda para identificar nossas habilidades naturais e conseguir controlar nosso negócio. É importante buscar informações e compreender os conceitos básicos de finanças desde o princípio para evitar problemas futuros. Considere que a empresa é uma organização viva, composta por mente, corpo e espírito. Então utiliza recursos humanos, materiais, tecnológicos, financeiros e tempo para produzir e/ou comercializar com o objetivo de gerar lucro, liquidez, rentabilidade, segurança e sustentabilidade.

Planeje e torne seus sonhos possíveis

Todo ser humano tem sonhos e a capacidade de transformá-los em combustível para as realizações. Para tanto, é preciso analisar as oportunidades, os riscos e ameaças da empresa a curto, médio e longo prazo. Elabore um plano de negócios, para verificar a viabilidade financeira, o mercado, a concorrência e estabelecer um diferencial competitivo.

Deixe de ser centralizador

O empresário que tenta resolver os problemas da empresa sozinho, sem delegar funções e dividir a responsabilidade com seus colaboradores, dificilmente conseguirá prosperar em seu negócio. Isso porque cada um se destaca por um determinado dom e tem qualificações específicas para contribuir em áreas diferentes. O aproveitamento adequado dessas habilidades levará a empresa a obter resultados mais efetivos.

Desenvolva seus colaboradores

Para que os funcionários tenham uma visão adequada do negócio e sejam produtivos, é importante compreender quais são os seus sonhos, ajudá-los a identificar suas aptidões, direcioná-los para as funções adequadas ao seu perfil e, principalmente, perceber como gostam de servir pessoas. Assim eles terão oportunidade de desenvolver suas habilidades, adquirir confiança e estima, além de descobrir o caminho para a autorrealização.

Ofereça treinamentos para desenvolver na equipe a capacidade de aprender fazendo. Disponibilize procedimentos para evitar que os funcionários executem tarefas conforme seu julgamento pessoal. Estabeleça métodos efetivos de avaliação de seu desempenho. Crie um programa de participação nos resultados. E estimule o trabalho em equipe.

Valorize seu cliente

Quando uma pessoa entra em um estabelecimento para comprar determinado produto, geralmente não está procurando o artigo em si, mas resolver um problema, necessidade ou desejo. Por isso é muito importante entender o que a pessoa espera e oferecer a solução mais adequada. Outra questão importante para ter um bom retorno em seu negócio, é conhecer quais são os seus clientes fiéis. Estes correspondem a 40% a 60% da sua venda, e se concentrar naqueles que proporcionam mais margem bruta (preço – custo). Geralmente 20% dos clientes representam 80% da margem bruta.

Aceite seus erros

Geralmente quando um empresário enfrenta uma crise financeira em seu negócio tende a ficar na defensiva, sendo muitas vezes paralisado pelo medo de enfrentar o problema. Mas é preciso compreender que os erros fazem parte do processo de crescimento e, portanto, devem ser encarados como aprendizado. Portanto, busque orientações, escute quem tem mais experiência e faça um comparativo com a sua vivência. Então tire suas próprias conclusões e não tenha medo de agir.

Conheça os números do seu negócio

É característica do empresário brasileiro fugir de termos do mundo das finanças como Planejamento Orçamentário, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados, Balanço Patrimonial, Ponto de Equilíbrio, Margem de Contribuição e Precificação. Mas são esses os números mágicos do seu negócio. Eles refletem o resultado das decisões tomadas e servem de parâmetro para identificar os problemas e as alternativas para solucioná-los. Por isso, é imprescindível que o empresário encare os números como seus aliados e aprenda a utilizá-los a favor do seu negócio.

Controle seu estoque

Cada empresa tem uma necessidade diferente em seu estoque e nem sempre o empresário o controla adequadamente. Então se gasta muito com produtos sem rotatividade e faltam os mais procurados, comprometendo as finanças e impactando nas vendas. Portanto, verifique qual é a rotatividade média dos produtos de sua empresa, acompanhando de perto o giro de estoque, descubra qual é o estoque mínimo necessário, saiba qual é o custo do produto vendido, conheça a margem de contribuição unitária de cada produto, tenha controle dos pedidos de compra, datas de pagamentos dos fornecedores e mantenha um estoque de segurança.

Garanta uma informação precisa

Para uma administração adequada dos recursos da empresa, conte com um bom sistema de gestão. Sendo assim, antes de optar por um sistema específico, faça um mapeamento de todo o processo do negócio para dimensionar o mais adequado. Procure uma ferramenta que melhor indique situações críticas com antecedência, visto que a informação adequada no momento certo garantirá o retorno do seu investimento.

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Depois de enfrentar problemas financeiros em sua empresa e quase quebrar por não ter dinheiro suficiente em caixa para pagar as contas do dia a dia, o empresário descobre que a única forma de ter controle do seu dinheiro é elaborando um Fluxo de Caixa. Mas neste momento surge outra dúvida, que o deixa bastante preocupado: “Como implantar o Fluxo de Caixa em meu negócio?”.

Essa é uma dúvida comum entre os empresários, que muitas vezes sabem o que é um Fluxo de Caixa, entendem a sua importância, mas não compreendem o seu funcionamento, portanto não conseguem implantar o Fluxo de Caixa adequadamente em sua empresa.

1. Entender os conceitos básicos

Antes de tudo, é importante entender conceitos básicos de finanças que são utilizados no dia a dia da administração financeira do negócio, como a diferença entre regime de competência e de caixa, qual a diferença entre custo e despesa, o significado de receita, venda, inadimplência, empréstimo, antecipação e desmobilização, a importância da utilização de um plano de contas gerencial com previsto x realizado. Saber a definição de cada um desses termos e compreender como utilizar esse conhecimento na administração das suas finanças é fundamental para que o Fluxo de Caixa funcione adequadamente.

2. Entender os cinco controles financeiros básicos

O próximo passo é compreender quais são os controles financeiros básicos que toda empresa deve ter estabelecidos, como Planejamento Orçamentário (quanto planejamos ganhar/gastar), Demonstrativo de Resultado (qual foi o lucro/prejuízo), Demonstrativo de Fluxos de Caixa (quanto recebemos/gastamos), Balanço Patrimonial (o que possuímos/devemos) e Endividamento Geral (qual o risco). Cada um desses controles tem um importante papel na administração financeira das empresas.

3. Escolher um bom sistema para implantar o Fluxo de Caixa

Considerando que daqui dois anos todas as empresas serão obrigadas a entregar o Demonstrativo de Fluxos de Caixa para o governo, que é documento dividido em três fluxos de caixa (o operacional, o financeiro e o de investimento), recomendo que você utilize um sistema de Fluxo de Caixa que contemple todas essas necessidades e lhe proporcione uma visão ampla da movimentação financeira do seu negócio. Você precisa ser capaz de identificar onde está o dinheiro, porque ele foi para determinada conta, como e quando. Além disso, você deve avaliar as entradas e saídas com base no que foi previsto e realizado. Caso a sua empresa esteja endividada, o Fluxo de Caixa deve ser seu aliado para organizar as finanças e fazer uma previsão do tempo que irá demorar até que a dívida seja quitada.

O empresário brasileiro tem uma resistência natural quando o assunto é finanças, devido à cultura de nosso país, que não valoriza a educação financeira. Ainda assim, posso garantir que é muito mais fácil implantar o Fluxo de Caixa e se dedicar diariamente a esse controle financeiro do que deixar o barco afundar e ter que tirá-lo do fundo do rio no meio do percurso.

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Quando nasce uma empresa, brota a semente de uma realização. Mas para fazer o sonho do negócio germinar e dar bons frutos, é preciso preparar bem o terreno com um entendimento correto sobre os números do negócio. O problema é que nós, brasileiros, não recebemos uma educação financeira adequada, por isso a maioria dos empreendedores iniciam esse cultivo sem planejamento, preparo e controle.

No começo o negócio até dá frutos, as vendas crescem e a empresa ganha espaço no mercado. Mas por ter sido plantada em um terreno ruim e não utilizar as ferramentas certas para arar a terra adequadamente, de forma a construir condições favoráveis ao seu crescimento, a empresa torna-se dependente de terceiros e, de maneira quase imperceptível, morre um pouco cada dia, jogando fora o tempo e o dinheiro investidos.

O problema é que as pessoas têm o impulso para empreender, mas nem todas têm a capacidade empreendedora. Elas só percebem o risco quando a empresa já está quebrando. Por isso resolvi listar as 5 armadilhas mais comuns que quebram uma empresa ainda em seus primeiros anos de existência:

1. Achar que o que sobra no caixa é lucro

Pense nessa situação: A empresa tem um lucro mensal de 10%, as vendas estão aumentando e, apesar de às vezes faltar dinheiro para pagar algumas contas, volta e meia sobra dinheiro no caixa e você aproveita para fazer compras extras ou usar na pessoa física. Afinal, se sobrou dinheiro, é porque a empresa está lucrando, certo? Errado!!

Para entender esta situação, imagine que você paga seus fornecedores em 03 parcelas mensais e recebe do seu cliente em 30 dias. Esse não é o seu lucro, mas a sua liquidez, que é, justamente o dinheiro para pagar as contas já assumidas. Se esse dinheiro for utilizado sem controle, certamente vai faltar na hora de honrar os compromissos financeiros.

2. Fabricar dinheiro

Quando falta dinheiro para pagar as contas, o que você faz? Deixa de pagar? Pega emprestado? Usa o limite do banco? Faz antecipação de recebíveis? Na maioria das vezes o financeiro utiliza dinheiro de terceiros e tudo se resolve rapidamente.

O problema é que esses recursos, que eu costumo chamar de “fábrica de dinheiro”, geram juros. Se o uso desse dinheiro fabricado for recorrente, os juros aumentarão cada vez mais, tornando-se, muitas vezes, uma despesa maior que a margem de lucro do seu negócio.

3. Não saber precificar

É muito comum os empreendedores pegarem o custo da mercadoria / produto e acrescentarem 70% para estabelecer o preço de venda. O problema é que as pessoas não sabem que este percentual tem que pagar impostos, comissão, despesas administrativas / financeiras e o que sobrar é o lucro.

Algumas perguntas precisam ser respondidas, tais como: O custo do produto está correto? O cliente está disposto a pagar o preço praticado? Qual é o preço da concorrência? O cliente tem a percepção do benefício da compra? A fórmula da precificação está correta? Não é recomendável estabelecer um preço de venda e depois ficar se perguntando se está caro ou barato demais.

4. Não conhecer o estoque

Há quem diga que estoque cheio é a garantia de ter sempre a mercadoria / produto que o cliente deseja. Mas será que essa estratégia é correta? Muitas vezes há variação na rotatividade de determinados produtos, sendo que, enquanto alguns saem com frequência, outros ficam meses estocados. As mercadorias / produtos mais vendidos são os que têm maior margem bruta (preço – custo). Quais são os 20% das mercadorias / produtos que geram 80% da margem bruta do negócio?

A gestão do estoque está diretamente ligada à sobrevivência da empresa, para evitar que o dinheiro fique parado ou seja jogado fora. É necessário manter um acompanhamento do inventário, além de adequar as compras conforme a previsão de vendas, prazo de entrega e o seu pagamento de acordo com o Fluxo de Caixa.

5. Responsabilizar os outros pelos problemas da empresa

É verdade que a situação política e econômica do país não está das melhores e que as empresas, em geral, estão passando por dificuldades. Mas, convenhamos, é bem mais fácil achar culpados para os problemas do que assumir a responsabilidade dos próprios erros.

Só que, por mais que a crise seja um obstáculo, as respostas para a falta de dinheiro no caixa estão dentro do próprio negócio. Por isso a necessidade de ter controle das entradas e saídas de dinheiro, saber os saldos (caixa final, bancário e disponível), comparar previsto x realizado através de um plano de contas gerencial e projetar fluxos de caixa para períodos futuros.

Segurança financeira com o Fluxo de Caixa

Se a sua empresa estiver presa em alguma dessas armadilhas, é hora de rever os seus conceitos e implantar um sistema de Fluxo de Caixa com urgência, para assumir o controle diário das finanças, evitar a perda de dinheiro no negócio e se preparar para imprevistos. Assim você conseguirá criar cenários favoráveis ao negócio e terá segurança financeira independentemente dos fatores externos.

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